سوابق نظامی و اسناد دفاع مقدس

چکیده

یکی از وظایف مهم آرشیوها، به ویژه آرشیوهای ملی، عبارت است از دسترس پذیر ساختن اسناد و اشاعه اطلاعات برای کاربران.

با این حال، مواردی پیش می آید که آرشیودارها را در انجام این مهم با ممانعت هایی مواجه می کند. آرشیوهای ملی با توجه به میزان کمتر مراجعان شان نسبت به دیگر مراکز و نهادهای اطلاع رسانی، با بهره گیری از روش های گوناگون می کوشند بر میزان کاربران خویش بیفزایند. با وجود این، شماری از مراجعان به آرشیوها از میزان و نحوه خدمات ارائه شده، ابزار نارضایتی می کنند. این دوگانگی از کجاست؟

این مقاله در تلاش است تا ضمن پاسخ گویی به این پرسش و اشاره به محدودیت های استفاده از اسناد، برخی موارد مربوط به سیاست دسترسی به اسناد دفاع مقدس را بنمایاند.

مقدمه

آرشیوها به علل گوناگون، کاربران کمتری نسبت به سایر مراکز اطلاع سانی دارند؛ به نحوی که ضعف اصلی آرشیوها در جهان، به بی اطلاعی یا دست کم کم اطلاعی عمومی از آرشیو و اهمیت آن باز می گردد. به همین سبب، آرشیوهای ملی، روش های متنوعی را برای آشنایی عموم با آرشیو در پیش گرفته اند که از توزیع بروشور در مراکز توریستی و ایستگاه های مترو گرفته تا سازمان دهی بازدیدهای دانش آموزی و برگزاری کارگاه های تخصصی برای دانش جویان، اساتید دانشگاه و کارکنان ادارات و دستگاه های دولتی و وابسته به دولت را در بر می گیرد. به سبب اهمیت موضوع، کوشش برای شناساندن آرشیو و اهمیت آن، فقط به کشورها محدود نشده و حتی شورای جهانی آرشیو نیز با نامیدن یک روز در تقویم یونسکو به ((روز جهانی آرشیو))کوشیده است فرصت مناسبی را برای آرشیودارهای سراسر جهان پدید آورد تا از سویی ضمن نشان دادن اهمیت و ارزش نگهداری اسناد آرشیوی به مثابه میراث حافظه ملی جوامع، بر آگاهی عمومی از اسناد و مدارک آرشیوی بیفزایند و افرادی را که تا کنون به آرشیو نرفته اند، برای مراجعه به آرشیو ها ترغیب کنند و از سوی دیگر این نکته را به دولتمردان نشان دهند که حفظ و نگهداری موثر اسناد به مثابه ابزاری قدرتمند، پیش نیاز دولتمندی خوب و شفاف و اداره امور مملکتی است.

در واقع با توجه به مراجعه اندک افراد به آرشیوها- که خود ناشی از مواردی چون استفاده متخصصان و نه عموم از اسناد و مشکلات استفاده از خود اسناد و نیازمندی کاربران به فنون استفاده از آن است- آرشیوهای ملی می کوشند با استفاده از روش های گوناگون، بر کاربران خویش بیفزایند و تا حد ممکن تسهیلاتی را در اختیار آنها قرار دهند.  با وجود این، شماری از مراجعان به آرشیوها، از میزان و نحوه خدمات ارائه شده ابراز نارضایتی می کنند.

برای پاسخ گویی به چگونگی پدیدار شدن این وضعیت بهتر است استفاده از اسناد موجود در آرشیوها را از دو منظر مورد توجه قرار داد: 1- از نگاه آرشیودارها؛ 2- از دیدگاه کاربران آرشیوها.

یکی از وظایف مهم آرشیوها، به ویژه آرشیوهای ملی، دسترس پذیر کردن اسناد و اشاعه اطلاعات برای کاربران است. با این حال، در مواردی آرشیودارها در این راه با ممانعت های قانونی و حرفه ای مواجه هستند. برای نمونه، آسیب پذیری اسناد و امکان وارد آمدن صدمات ناشی از استفاده، محدودیت هایی  را برای کاربران در بیشتر آرشیوهای دنیا به وجود آورده است. هر چند آنان می کوشند با کاستن از محدودیت ها، امکان استفاده را برای کاربران فراهم آورند. برای نمونه، سال ها پیش از این، سر هیلاری جنکینسون به این نکته اشاره کرده بود که ((دو وظیفه اصلی آرشیویست- که یکی حفظ و حراست از اسناد با ارزش، و دیگری، در معرض استفاده قرار دادن منابع برای پژوهشگران است- نباید با هم عوض شود؛ به این معنی که اگر این دو وظیفه با هم عوض شود، آرشیویست صرفا یک انباردار خواهد بود. ))

تعریف دسترسی

پیش از ورود به بحث، بهتر است نگارنده یادآور شود که در برخی موارد و منابع، از خدماتی که آرشیو به کاربران ارائه می کند، با واژه ((اطلاع رسانی)) یاد شده است. چون دانش اطلاع رسانی رشته ای است که ((به مطالعه کیفیت و کاربران اطلاعات، نیروهای حاکم بر جریان اطلاعات، و ابزارهای آماده سازی اطلاعات برای دسترسی و استفاده مطلوب از آن اختصاص دارد))، کار این حوزه، توجه به آن بخش از دانش دانسته شدهاست که ((به تولید، گردآوری، سازمان دهی، ذخیره ، بازیابی، ترجمه، انتقال، تبدیل و کاربرد اطلاعات مربوط می شود.)) در نوشته حاضر، آگاهانه واژه دسترسی به جای اطلاع رسانی و به معنای دسترسی کاربران به منابع آرشیو به کار رفته است که قسمتی از دامنه شمولش با خدمات عمومی در کتابخانه منطق است. در اینجا، نخست معنای واژه دسترسی بازگو می شود.

در واژه نامه آرشیوی انجمن آرشیودارهای آمریکا، دسترسی، به چند معنی متفاوت آمده که دو معنی اصلی آن چنین است:

1- توانایی قرار دادن اطلاعات مربوط از طریق استفاده از کاتالوگ ها، شاخص ها، فهرست های راهنما یا ابزار دیگر.

2- مجوز برای قرار دادن و بازیابی اطلاعات برای استفاده (مشاوره یا مرجع)، بر اساس مقررات قانونی ایجاد شده به منظور حفظ حریم خصوصی، اعتماد پذیری و تایید صلاحیت.

دانشنامه کتابداری و اطلاع رسانی، ((Access)) را دستیابی ترجمه کرده و در تعریف آن، در حوزه آرشیو، نوشته است: ((در دسترس قرار دادن آرشیو دولتی؛ منظور اسناد و مدارکی است که طبق مقررات تا چندین سال به صورت محرمانه نگهداری می شود. برخی مجموعه های موروثی و هدایای خاصی که به آرشیوها یا کتابخانه های واسپاری تحویل می شود نیز ممکن است مشمول این مقررات بشود. چنین اسنادی را مادامی که محرمانه بودن آنها سر نیامده، به اصطلاح ((بسته))، و پس از آن ((باز)) می گویند.))

کاربران آرشیوها

آرشیو، نوعی مخزن فرهنگی محسوب می شود که چون نگهبانان منابع، موادی از فرهنگ را برای مراجعه کاربران، گردآوری، توصیف، محافظت و سازمان دهی می کند و در نهایت در دسترس کاربران قرار می دهد. بنابراین، آرشیو می کوشد مواد با ارزش را برای بهره برداری جویندگان آن حفظ کند و اطلاعات لازم را اشاعه دهد.

مورخان و دانشجویان رشته تاریخ، مراجعه کنندگان اصلی به آرشیوهای ملی هستند. البته در سال های اخیر، پای پژوهشگران و متخصصان سایر رشته های دانشگاهی نیز به آرشیو باز شده است. علاوه بر آن، محققان حرفه ای دیگری همچون وکلا،  روزنامه نگاران، نویسندگان و تهیه کنندگان برنامه های تلویزیونی نیز به آرشیوهامراجعه می کنند.

گروه دیگر از مراجعان به آرشیو، افراد کنجکاوی هستند که برای مدت کوتاهی فهرست های آرشیو را بررسی می کنند. نباید از نظر دور داشت که کارکنان آرشیو، درصد زیادی از آمار مراجعه به آرشیو ملی  را به خود اختصاص می دهند.

گروه مهم دیگر از مراجعان به آرشیو، افرادی هستند که در خصوص تاریخ خانواده یا نسب شناسی فعالیت یا مطالعه می کنند. البته این طیف از مراجعان، بیشتر در کشورهایی هستند که جمعیت شان در نتیجه مهاجرت های قرن بیستم شکل گرفته است.

به طور کلی، کاربران اسناد آرشیوی (به ویژه در آرشیوهای ملی)، بیشتر دانشگاهیان، کارمندان اداری، پژوهشگران و اعضای حرفه های خاص هستند.

درست است که اغلب این پژوهشگران، از آرشیو چون منبعی از منابع دست اول پژوهشی استفاده می کنند و در واقع مراجعان اصلی آرشیوند، اما آرشیوهای ملی می کوشند به روش های گوناگون بر میزان کاربران خویش بیفزایند و تا حد ممکن تسهیلاتی را در اختیار آنها قرار دهند.

آرشیودارها سال هاست دیگر منتظر کاربران در اتاق های تحقیق آرشیوها نمی مانند و از راه های گوناگونی چون انتشار فهرست ها و کتاب های اسنادی، برگزاری نمایشگاه ها در اطراف و اکناف کشور، برگزاری نمایشگاه های مجازی، و مواردی از این دست، سراغ جامعه به ویژه متخصصان و دانش جویان رفته اند. آنان ابزار و فناوری های جدید را به خدمت گرفته اند و حتی تسهیلات تازه ای برای استفاده از فهرست های راهنمای اسناد قائل شده اند، و فهرست های راهنمای اسناد خود را در شبکه اینترنت قرار داده اند.

سیاست دسترسی

در بیشتر آرشیوها، دسترسی به اسناد، با رعایت قانون و مقررات خاصی صورت می گیرد که بدان ((سیاست دسترسی به اسناد)) گفته می شود.

سیاست دسترسی به اسناد، به شماری از ملاحظات قانونی، اخلاقی و عملی وابسته است. در واقع آرشیودارها در اجرای قوانین و مقررات، و نه بنا به علایق شخصی، و برای حفظ منابع دیگران، از یک سو، و به سبب منحصر بودن و آسیب پذیر بودن اسناد از سوی دیگر مجبورند محدودیت های در دسترسی به اسناد اعمال کنند.

سیاست دسترسی در آرشیو های ملی، بر اساس قوانین و مقررات های هر کشور تدوین می شود. البته در برخی موارد، به ویژه در موسسه های آرشیوی درون سازمانی یا آرشیوهای تخصصی و خصوصی، مقررات دسترسی، تابع قوانین و قوانین مخصوص هستند و گاه از سوی مدیران ارشد موسسه با توجه به نیاز مراجعان و متقاضیان تعیین می شود. در واقع، در تدوین سیاست دسترسی آرشیوها می کوشند ضمن ایجاد تسهیل در دسترسی پژوهشگران به اسناد، حفاظت و نگهداری اسناد و حقوق مترتب بر انتشار اسناد نیز تامین شود .

از جمله علل اصلی تدوین سیاست دسترسی به اسناد، مواد ذیل است:

- جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی از اسناد آرشیوی به زبان مملکت و آحاد مردم.

- باز نگذاشتن دست مجریان برای جلوگیری از دسترسی پژوهشگران به اسنادی که به زبان مملکت و افراد نیست و جلوگیری از اعمال تفسیرها و سلیقه های گوناگون در ارائه خدمات به پژوهشگران.

- ایجاد تسهیل در ارائه خدمات اسنادی و قانونمندی کردن دسترسی پژوهشگران به اسناد، به منظور استفاده عموم، و نیز تعیین و تشریح شرایط دسترسی. 

همچنان که اشاره شد، مفهوم دسترسی عمومی به منابع در آرشیو با سایر مراکز اطلاع شناسی متفاوت است. تفاوت های اصلی بین ماهیت و عملکردهای این نهادها، ناشی از ماهیت وظایف ( و ماهیت و منشا منابع ) آنهاست. وظیفه آرشیوها، ارزشیابی، انتقال سوابق واجد ارزش از دستگاه ها، تنظیم و توصیف، حفاظت و نگهداری و ارائه قانونمند اسناد به کاربران است. بنابراین، آرشیو های ملی با سه گروه در ارتباط اند:

1-   تامین کنندگان اسناد( انتقال دهندگان اسناد: دستگاه های دولتی و وابسته به دولت، شرکت ها؛ اهداگران اسناد؛ فروشندگان اسناد و مصاحبه گران) 2- استفاده کنندگاناز اسناد( پژوهشگران) 3- عموم مردم

شاید گروه های یک و سوم، کمترین میزان استفاده از آرشیوهای ملی را به عنوان پژوهشگر داشته باشند اما بیشترین سیاست های محدود کننده دسترسی به اسناد به علت حفظ منافع آنان اعمال می شود. موارد ذیل، محدودیت های اعمال شده بر ارائه خدمات در آرشیو و علل آن را می نمایاند. مواردی که در تدوین سیاست دسترسی مورد توجه قرار میگیرد. به طور کلی این موارد را می توان در دو گروه کلی محدودیت ارائه اصل اسناد و اطلاعات آنها، و ارائه نکردن اصل اسناد مورد بررسی قرار داد.

محدودیت ارائه اصل اسناد و اطلاعات آنها

اعمال محدودیت زمانی

دسترسی به اسناد آرشیوی، پس از طی یک دوره مشخص زمانی که در سیایت دسترسی این مراکز تعیین شده، امکان پذیر است. پس از گذشت این دوره زمانی، « تاریخ آزاد سازی اسناد» فرا می رسد. این محدودیت دوره زمانی، در کشورها، از پنج تا صد سال متفاوت است.

دسترسی شهروندان به اسناد در آرژانتین ،داهومی و موریتانی پس از پنج سال، و در مالزی ، هند و نیجریه ، پس از یک دوره زمانی 25 ساله امکانپذیر است. در استرالیا، انگلستان، کانادا، رومانی ، سان مارینو، یوگسلاوی( سابق) و زئیر این دوره پس از 30 سال ، و در ایتالیا پس از 40 سال محقق می شود. در سودان، هلند و پورتوریکا، 50 سال ، در سنت موریس ، 60 سال، و در بلژیک و سوئد 100 سال باید بگذرد تا زمان آزادسازی اسناد فرا برسد.

البته نباید از نظر دور داشت که محدودیت های زمانی اعلام شده برای آزاد سازی اطلاعات اسناد، حداکثر زمان اعمال محدودیت نیست و بر اساس قوانین و مقررات، آرشیوها محدودیت های دیگری برای افزودن ممنوعیت مراجعه کاربران، افزون بر زمان مقرر برای آزاد سازی اسناد، پیش رو دارند که در ادامه به آنها اشاره می شود.

 اعمال محدودیت برای حفظ حریم خصوصی

به طور واضح در مفهوم آرشیوی، اجازه دسترسی به اسناد، گذشته از طی زمان مقرر در قوانین و مقررات مربوط، به ملاحظات حمایت از حریم شخصی نیز مشروط است. برای نمونه ، در برخی از کشورها برای حفظ حریم خصوصی افراد، محدودیت های مراجعه به سوابق پزشکی و بازجویی ها را تا 75 سال اعمال می کنند. در شوروی که دسترسی به اطلاعات محرمانه پس از 30سال آزاد است، دسترسی به اطلاعات زندگی خصوصی افراد مثل وضعیت سلامت، ثروت، خانوادگی و مراودات که فاش شدن انها زندگی یا امنیت فرد را به خطر می اندازد، پس از گذشتن 75 سال از تاریخ ایجاد، مجاز می گردد. در صورت ضرورت ، با کسب اجازه از خود فرد یا وراث قانونی او می توان قبل از 75 سال به این اسناد مراجعه کرد.

استفاده از اسناد شخصی در کانادا، 90 سال پس از تولد افراد ذی ربط ممکن است. حتی جزئیات اطلاعات شخصی افراد زنده، تا زمانی که موافقت خود شخص گرفته نشده باشد، به هیچ وجه در اختیار پژوهشگران قرار داده نمی شود.

در معاونت ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، یکی از مواردی که می تواند در مراجعه به اسناد ( تا 80 سال ) ایجاد محدودیت کند، مسئله حفظ حریم خصوصی است.

در آرشیو فرانسه ، اسنادی که به زندگی خصوصی افراد یا امنیت ملی مربوط می شود، پس از 60 سال اجازه عرضه به عموم می یابند و اسناد قضایی ، اسناد ثبت شده، اسناد مربوط به امور شهری دولت، مدارک مربوط به آمار و سرشماری که به زندگی شخصی افراد مربوط شود، پس از صد سال اجازه ارائه به عموم می یابد. اسناد پرونده شخصیت ها، 120 سال، و اسناد حاوی اطلاعات پزشکی اشخاص پس از گذشت 150 سال اجازه ارائه می یابند. در قوانین آرشیوی اوکراین نیز دسترسی به اسنادی که حاوی اطلاعات محرمانه اشخاص باشد، تا 75 سال پس از تولید سند ممنوع است.

حفظ حریم خصوصی افراد تا اندازه مهم و مورد توجه است که در قانون آزادی اطلاعات نیز مد نظر قرار گرفته و یکی از موارد استثنا در دسترسی به اطلاعات شمرده شده است.

اعمال محدودیت برای حفظ حریم اداری

نخستین مسئله تاثیرگذار بر سیاست های دسترسی به اطلاعات ، ماهیت مجموعه هایی است که در این موسسه ها گردآوری شده است و اطلاعات آنها در اختیار کاربر قرار داده می شود.

آرشیوها، سوابق اداری ( ارزشمند ) را نگهداری می کنند. این سوابق، از بین سوابق راکد سازمان ها و موسسات گزینش می شوند و به نوعی از لحاظ دستگاه های تولید کننده شان سوابق راکد و نیمه جاری به شمار می روند. به همین سبب، منابع موجود در آرشیوها، با عنوان منابع اولیه طبقه بندی می شود. این سوابق ، نشان دهنده نشانگر تاریخچه ، اهداف، وظایف، عملکرد ، و به ویژه ارتباط های اداری و تجاری این موسسه هاست.

از نظر نباید دور داشت که برخی از سازمان ها ، صنایع و موسسه های تجاری به ویژه سازمان های مرتبط با صنایع دارویی ، انرژی و نظامی ، با قواعد، قوانین و مقرراتی اداره می شوند و با موضوع ها و مواردی سر و کار دارند که حفظ و نگهداری اسناد در آنها واجد اهمیت خاص است و مراجعه به این سوابق فقط پس از اعمال محدودیت های قانونی آزاد می شود. این نکته باعث شده که تولید کننده یا امانت گذار اسناد در زمان انتقال اسنادش به آرشیو ملی ، متقاضی اعمال محدودیت دسترسی به مجموعه خود یا قسمتی از آن نباشد؛ تقاضایی که در قانون آرشیو های ملی در نظر گرفته شده است.

ماده شانزدهم قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات، مصوب جلسه علنی تاریخ 6/11/1387 مجلس شورای اسلامی ، یکی از موارد استثنائات دسترسی به اطلاعات را حمایت از سلامت افراد و اطلاعات تجاری دانسته است.

اعمال محدودیت تولیدکننده ، امانت گذار یا اهداگر

همان گونه که اشاره شد، یکی دیگر از محدودیت های مرتبط با دسترسی به اسناد ، محدودیتی است که خود تولید کننده یا انتقال دهنده اسناد بر دسترسی به اسنادی که به آرشیو سپرده ، اعمال می کند. در این حالت ، دارنده اسناد ( خواه فرد حقیقی اهداگر و خواه فرد حقوقی ) در هنگام انتقال ، درخواست ایجاد محدودیت بهره گیری از اسناد را به آرشیو اعلام می کند. در واقع هنگامی که اسنادی به آرشیو ارسال می شود، تولیدکننده یا امانت گذار، محدودیت های دسترسی به آنها را تعیین می کند.

چون دستگاه های انتقال دهنده اسناد در بیشتر مواقع تولیدکننده و به نوعی مالک اولیه اسناد شمرده می شوند. با توجه به حساسیت های سازمانی و بنا به مصلحت سازمان خود می توانند مراجعه اشخاص را به اسنادی آرشیو سپرده اند، برای مدت معینی محدود کنند. این موارد می تواند به محرمانه بودن یا حساسیت های دیگر موجود در اسناد مربوط باشد. برای مثال، اسناد ممکن است حاوی اطلاعات شخصی یا اموری باشد که افشای آن به حیثیت افراد یا سازمان لطمه وارد کند یا موجب وارد آمدن زیان های مالی شود.

از طرف دیگر دستگاه انتقال دهنده اسناد نیز موظف است در زمان انتقال آرشیو را از وجود پرونده هایی-که افشای مطالب آنها به حقوق اشخاص یا مصالح دولت لطمه می زند –در بین مجموعه خویش آگاه کند و آرشیو نیز موظف به رعایت این نکته است.

همچنین هنگامی که آرشیو، اسناد شخصی یا خانوادگی را به صورت هدیه یا امانت دریافت می کند، چنانچه اهداگر یا امانت گذار مدتی را برای ممنوعیت ارائه آن اسناد به پژوهشگران اعلام کرده باشد، آرشیو موظف به رعایت شرایط مورد توافق است.

اعمال محدودیت با توجه به کاربران

در تدوین سیاست دسترسی باید نوع مخاطبان موسسه آرشیوی در نظر گرفته شود. در واقع سیاست دسترسی به تعریف کاربران خود بر اساس سن، ارتباط با آرشیو و علایق پژوهشی، نحوه و میزان دسترسی به اسناد اعمال می شود.

سیاست های آرشیوی در تعیین استفاده کنندگان از آرشیو نقش اساسی دارد. در برخی کشورها همه افراد جامعه حتی دانش آموزان می توانند از آرشیو استفاده کنند، و در برخی دیگر از کشورها برای بهره گیری از منابع آرشیوی، شرط سنی وجود دارد. برای مثال در ترکیه تقاضای افراد زیر 18 سال یا افراد بدون حقوق مدنی پذیرفته نمی شود.

در برخی دیگر از کشورها، محدودیتی، به ویژه برای اتباع خارجی وجود ندارد. مثلا یکی از اهداف تاسیس سازمان اسناد ملی ایران، فراهم آوردن شرایط، و امکانات مناسب برای دسترسی عموم به اسناد بیان شده است. به نظر می رسد این قانون محدودیتی برای کاربران قائل نشده و همه اتباع داخلی را مد نظر قرار داده است. در مالزی نیز شروط دسترسی به اسناد برای همه اتباع مالزی یکسان است و همه می توانند (پس از طی مراحل قانونی) آزادانه به اسناد مورد نظر خود دسترسی پیدا کنند. البته مالزیایی های ساکن کشورهای دیگر برای استفاده از خدمات تالار پژوهش باید نخست به نخست وزیری یا کمیسیون عالی ادارات خارجی مالزیایی ها مراجعه و از آنها معرفی نامه دریافت کنند.

دسترسی پژوهشگران خارجی به اسناد در هر کشور، تابع سیاست دسترسی به اسناد است. برای نمونه در مالزی، پژوهشگران خارجی باید از نخست وزیری یا کمیسیون عالی ادارات خارجی مالزی معرفی نامه دریافت کنند. در ایران نیز دسترسی به اطلاعات اسناد ملی برای اتباع بیگانه با معرفی مقام های ذی ربط و تایید رئیس آرشیو ملی انجام می گیرد.

اعمال محدودیت بنا به مصالح ملی

آرشیوها با توجه به قوانین جاری کشوری می توانند ممنوعیت یا محدودیت مراجعه به اسناد را طی مدت بیشتر از آنچه که قوانین و رویه ها برای تاریخ آزاد سازی اسناد معین کرده است، اعمال کند.

این موارد، بیشتر شامل اسنادی است که محتوای آنها به نحوی مربوط به موضوع دفاع ملی، سیاست خارجی، اطلاعات محرمانه تجاری و مالی و شخصی، یا امنیت ملی، نظم عمومی، سلامت و اخلاق عمومی و مواردی از این دست باشد.

این اصول نه تنها در آرشیو های ملی، که تقریبا در همه دستگاه ها و موسسه های کشورها مورد توجه قرار گرفته است. برای مثال، یکی از محدودیت های موضوع ساده 19 کنوانسیون بین المللی مدنی و سیاسی مصوب سال 1999، به حفظ امنیت ملی ، نظم عمومی، سلامت و اخلاق عمومی مربوط می شود.

در آرشیو مالزی، اسناد دارای مطالب حساس و ویژه، که امکان دارد اطلاع از آنها ثبات سیاسی یا ملی را به مخاطره اندازد، اطلاع رسانی نمی شوند.

بر طبق آیین نامه نحوهی دسترسیی به اسناد آرشیوی سازمان اسناد ملی ایران (سابق)، یکی از محدودیت های ارائه اسناد به عموم، محدودیت اسنادی است ((که افشای آنها مغایر با مصالح و امنیت عمومی کشور و منافع ملی باشد.

اعمال محدودیت های آرشیوی

آرشیوها با توجه به قوانین جاری کشوری می توانند ممنوعیت یا محدودیت مراجعه به اسناد را طی مدتی بیشتر از آنچه که قوانین و رویه ها برای ((تاریخ آزاد سازی اسناد)) معین کرده است، اعمال کنند. برای نمونه، در برخی آرشیوها، آنچه مغایر عفت عمومی یا موجب اشاعه فحشا است، به راحتی در دسترس قرار نمی گیرد.

در برخی آرشیوها ( برای نمونه، آرشیو ترکیه) در هر صورت، ((رد یا قبول تقاضاها بر حسب محدودیت و با توجه به اصول مذکور، بر عهده مدیریت کل آرشیوی دولتی است.))

محدودیت دسترسی کاربران به اصل اسناد

به سبب طبیعت یگانه اسناد، آرشیوها به گسترش رویه های سخت حفاظتی سوق داده شده اند. برای نمونه، در موسسه های آرشیوی، پژوهشگران نه تنها اجازه ندارند به محل قفسه ها (مخازن ) بروند – و حتی تردد کارکنان نامرتبط هم در این بخش مجاز نیست- که در مواردی، اصل اسناد نیز در اختیار پژوهشگران گذاشته نمی شود و به طور معمول هم به نمایش در نمی آید؛ مگر در موارد نادر. برای استفاده نمایشگاهی نیز نسخه ثانوی آنها به نمایش گذاشته می شود.

 از جمله روش هایی که بیشتر آرشیوها برای حفاظت از اسناد و جلوگیری از تخریب آنها به سبب مراجعه و استفاده کاربران، بر آن تاکید دارند، استفاده از نسخ ثانوی اسناد است. حتی اگر آرشیو به عللی مجبور به ارائه اصل اسناد شود، شروط خاصی را برای ارائه اصل اسناد به پژوهشگران در نظر می گیرد.

گرچه این امر در برخی موارد، از دید کاربران، نوعی اعمال محدودیت محسوب می شود، در واقع در این موارد آرشیودار در وضعیتی قرار گرفته است که باید بین حفظ و نگهداری اسناد و ارائه خدمات اسنادی به صورت اصل سند، یکی را انتخاب کند. خوشبختانه این گزینه به معنای عدم ارائه نکردن خدمات اسنادی نیست و در این وضعیت، نسخه های ثانوی اسناد در اختیار کاربران نهاده می شود.

فراموش نباید کرد که یکی از  وظایف آرشیوهای ملی، فراهم آوردن زمینه های انتقال اسناد برای نسل های آتی است. از این رو در آرشیوهای ملی، سیاست های مربوط به حفظ و نگهداری اسناد در حد وسیعی اعمال و دنبال می شود.

منحصر به فردی اسناد

منحصر به فردی اسناد آرشیوی، یکی دیگر از علل وضع قوانین محدود کننده دسترسی به اسناد به شمار می رود. برای اسناد آرشیوی، در صورتی که به هر سبب از بین بروند، جایگزینی وجود ندارد. این اسناد معمولا تک نسخه و منحصر به فرد هستند. اگر سندی گم یا دزدیده شود یا به هر نحو از میان برود، اطلاعاتش برای همیشه از بین خواهد رفت و تهیه دوباره آن امکان پذیر نخواهد بود. به عبارت دیگر، آرشیوها، مواد منتشر نشده اصلی را گرد می آورند که یگانه و جایگزین ناپذیرند.

این ویژگی، سیاست محدود کننده برای دسترسی به اصل اسناد را در پی دارد. از این رو آرشیوها معمولا نسخه های تکثیر شده را در اختیار کاربران می گذارند و استفاده از اصل سند به کاربر، آرشیودارها برای ارائه اطلاعات در محیطی کنترل شده مسئول اند. از اسناد فقط می توان در اتاق های مطالعه سند و در محیط تحت نظارت استفاده کرد. به هیمن سبب، قواعد بسیاری برای چگونگی استفاده از اصل اسناد و کار با آنها وضع شده است. معمولا این مقررات، در هنگام عضویت به اطلاع پژوهشگر رسانده می شود و از وی می خواهند مقررات را بخواهند و امضا کند. گاه ممکن است برخی از تقاضاها مورد موافقت قرار نگیرد.

حفاظت و نگهداری از اسناد

- اعمال محدودیت دسترسی به منظور جلوگیری از آلودگی محیطی

یکی دیگر از محدودیت هایی که آرشیو برای دسترسی کاربران به اسناد اعمال می کند، مربوط به استاندارها و رویه های حفظ و نگهداری از اسناد است. چنانچه پیش از این اشاره شد، اسناد آرشیوی بیشتر تک نسخه و منحصر به فردند و این خود حفظ و نگهداری بیشتری را می طلبد. از این رو، در آرشیوها، مسئله حفاظت از گزندهای مخرب فیزیکی، بولوژیک و شیمیایی به طور جدی اعمال می شود. از طرف دیگر، اسناد موجود در دستگاه ها و ادارات، به ویژه در کشورهای کمتر توسعه یافته، به سبب بی توجهی در بایگانی ها و ماندن دراز مدت در محیط های دربسته، وجود گرد و غبار در مخازن نگهداری و نبود نظارت دقیق بر رطوبت و دما ( به ویژه هنگام نگهداری در بایگانی های راکد)، معمولا آلوده و آسیب دیده هستند و در هنگام ورود به آرشیو به آسیب شناسی، آسیب زدایی، تنظیف یا – به قولی- به ((درمان مقدماتی)) نیاز دارند. بنابراین، اسناد را پس از ارزشیابی و تعیین تکلیف و انتقال به آرشیو، نخست ضد عفونی می کنند و پس از تنظیم،  توصیف و نمایه سازی، تهیه نسخه پشتیبان و در صورت لزوم، مرمت، به مخازن آرشیو می سپارند. بدین سبب پس از ضد عفونی اسناد و به منظور پیشگیری از آلودگی های بعدی، محدودیت دسترسی کاربران به اصل اسناد اعمال می شود.

اعمال محدودیت دسترسی به منظور جلوگیری از آسیب فیزیکی

یکی دیگر از موارد مرتبط با استانداری های حفظ و نگهداری اسناد، مربوط به شرایط فیزیکی اسناد است. در این وضعیت:

- اگر سند شرایط ظاهری ناسبی ندارد و نیازمند مرمت است، در اختیار مراجعان قرار داده نمی شود. برای نمونه، در آرشیو آنکارا، اسنادی که طبقه بندی یا مرمت نشده اند، حتی اسناد در دست مرمت و اسناد مربوط به ردیف های که مورد بررسی هستند، تا اتمام کار، در دسترس نیستند؛ اگر چه این اسناد در کاتالوگ درج شده باشند. در فرانسه نیز بعضی از مدارک حساس و با ارزش فقط در شکل ریز فیلم به مراجعه کنندهارائه می شود و برای استفاده از اصل سند باید اجازه رسمیگرفته شود.

- در موارد بسیاری، برای پیشگیری از آسیب های احتمالی آتی، استفاده از اصل اسنادی که از آن ها نسخه ثانوی همچون ریز فیلم تهیه شده، ممنوع، یا به ندرت و تحت شرایط ویژه امکان پذیر است. برای نمونه، در فرانسه، بعضی از اسناد با ارزش فقط در شکل ریز فیلم به مراجعه کننده ارائه می شود و برای استفاده از اصل سند باید اجازه رسمی اخذ شود. در مالزی غالبا تصویر اسناد در اختیار متقاضیان قرار می گیرد. در آرشیو ملی ایران نیز از سال گذشته ارائه خدمات اسنادی در بیشتر موارد از طریق نسخه رقمی امکان پذیر است.

اعمال محدودیت های مرتبط با سطوح دسترسی

یکی دیگر از نکاتی که در سیاست دسترسی به اسناد مورد توجه قرار دارد، تعیین میزان دسترسی کاربر به اسناد از قبیل استفاده از اتاق مطالعه اصل سند، تکثیر و انتشار بیش از حد اسناد و چاپ اسناد ویژه است.

حفظ حقوق پدید آورنده (مانند نتایج منتشر نشده پژوهش ها؛ کتاب ها، مقالات و آثار منتشر نشده) گاهی محدودیت هایی برای کاربران آرشیو پدید می آورد. در این موارد، آرشیو محدودیت هایی از قبل ارائه نکردن تصویر کل اسناد یک مجوعه یا فهرست اعمال می کند.

همچنین در برخی موارد، ((اسناد تنظیم شده و توصیف شده، یا اسنادی که تحت نظارت در آمده اند، در اختیار قرار نخواهند گرفت.)) برای نمونه، در آرشیو سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، یکی از شروط دسترسی به اسناد، انجام فرایند تنظیم و توصیف است.

از طرف دیگر باید به این نکته اشاره کرد که گاه تصمیم های مدیریتی، محدودیت هایی در دسترسی افراد به منابع اعمال می کند. از جمله آنها می توان به امتناع از اعطای مجوز تکثیر از اسناد با احتمال وارد آمدن صدمه ای بر آنها و مجاز نبودن بازتولید اسناد بدون اجازه از روی نسخه تکثیری و استفاده از اسناد تحت نظارت کارکنان آرشیو اشاره کرد.

5. دسترسی به اسناد دفاع مقدس

نگارنده در سال های اخیر بحث دسترسی به اسناد مربوط به دفاع مقدس و اطلاع رسانی آنها را از نویسندگان به ویژه فعالان حوزه داستان نویسی دفاع مقدس شنیده است. اینان معتقدند که آرشیوها، اسناد دفاع مقدس را در اختیارشان نگذاشته و به این ترتیب دشواری هایی در انجام تحقیقاتشان فراهم کرده اند. نوشته حاضر می کوشد این موضوع را بررسی کند.

کدام اسناد و سوابق؟

در تعریف اصطاح اسناد دفاع مقدس، به ذکر دو تعریف ذیل اکتفا می کنیم: ((هر نوع مدرک یا دلیل مکتوب یا غیر مکتوبی است که قابل اعتماد و استفاده بوده و به نوعی با دفاع مقدس مرتبط باشد. . .))؛ ((کلیه مدارک، اطلاعات و سوابق نوشتاری، دیداری، شنیداری و رسانه ای مربوط به هشت سال دفاع مقدس که توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی، سازمان ها، نهادهای حکومتی، موسسه های غیر دولتی و بین المللی تولید، ارسال یا دریافت شده اند، سند دفاع مقدس محسوب می شوند. . . ))

هر یک از این تعریف را اگر تعریف عملیاتی برای انجام بحث بپذیریم، باید این نکته را در نظر داشته باشیم که با گروهی از سوابق و اسناد و مدارک سروکار داریم که آن ها را، یا سازمان ها، ارگان ها، موسسه ها و نیروهای نظامی و انتظامی، یا قوای سه گانه، یا اشخاص حقیقی تولید کرده یا بوجود آورده اند. بنابراین، در نگاه اول، با سوابق و اسنادی سر و کار داریم که یکی از این سه ماهیت تولید را دارند و از این رو ممکن است در نحوه دسترسی به آنها تفاوت هایی موجود باشد.

1-1-5. چرخه عمر سوابق

این اصطلاح، برای هر سابقه، مانند انسان، طول عمری قائل می شود که با تولید، شروع، و با تعیین تکلیف ختم می شود. اف. جرالد هام در تعریف این مفهوم می گوید که مدیریت اسناد، متکی به اندیشه هایی است که اسناد از چهار مرحله عبور می کنند: 1- تولد: ایجاد یا تولید رایانه ای اسناد و اطلاعات [و یا دریافت آنها] 2- امور جاری یا استفاده اداری3- ذخیره نیمه جاری(غیر فعال) 4- تعیین تکلیف نهایی( امحا یا انتقال) به طور کلی و به طور سنتی، چرخه عمر سوابق به مرحله تولید، نگهداری و استفاده و امحا تقسیم می شود:

                 تولد    > استفاده و نگهداری   >  زوال/ امحا

                                
                 جاری   > جاری / نیمه جاری> راکد

منظور از جاری بودن این است که سابقه در چرخه اداری قرار دارد اقدامات آن ناتمام است و باید در دسترس و در بایگانی جاری دستگاه باشد. به عبارت دیگر، موضوع سابقه در جریان، کارهای کنونی دستگاه است.

منظور از سابقه نیمه جاری، سابقه ای است که همه اقدامات اجرایی، اداری و قانونی آن خاتمه یافته و احتمال مراجعه به آن کاملا منتفی است و باید مورد ارزشیابی قرار گیرد. به عبارت دیگر، نیمه جاری سابقه ای است که موضوع آنگاه گاهی در جریان کارهای دستگاه قرار گیرد.

منظور از راکد هم این است که موضوع سابقه منتفی، و در واقع، سابقه بدون ارزش اداری است.

هر چند امروزه نیز گاه از این مراحل سه گانه سخن گفته می شود، نمودار پیش بیشتر ناظر بر مفهوم چرخه اسناد در دستگاه ها است. بدین صورت که مرحله راکد شدن پرونده را با مرگ آن همسان انگاشته اند؛ در صورتی که ب طور کلی از مرحله آخر عمر سابقه در دستگاه با عنوان مرحله تعیین تکلیف (و نه الزاما مرگ آن) یاد می شود. در واقع می توان این مفهوم را به صورت نمودار زیر نشان داد:

این نمودار بر اساس نظریه ای طراحی شده که مفهوم چرخه عمر سوابق را فقط به گردش سابقه در دستگاه ها و در زمان ارزش اداری یا اولیه آن محدود نمی کند. همچنان که می دانیم، پس از مرحله راکد شدن سوابق، آنها تعیین تکلیف می شوند. بسیاری از آنها بدون ارزش و نگهداری دائمی است که به آرشیو منتقل شده، مرحله جدیدی از حیات سند آغاز می شود. نمودار پیش به شکل کامل تری گردش کار سابقه را از زمان تولید تا آرشیوی شدن آن نشان می دهد.

ارزش سوابق (ارزش اسناد)

یکی دیگر از مواردی که باید در اینجا بدان اشاره کرد، مفهوم ارزش سوابق است. بر اساس نظریه تئودور شلنبرگ، دو نوع ارزش در سوابق دولتی دیده می شود که وی آنها را با عبارت های ارزش های اولیه و ثانویه یاد کرده است.

شلنبرگ، ارزش اولیه را مشتمل بر کاربردهایی معرفی کرده که اسناد به خاطر آن ها تولید می شود. وی سه معیار اصلی را برای تشخیص ارزش های اولیه معرفی کرده است: ارزش قانونی، ارزش مالی و ارزش اداری ارزش های اولیه معمولا زودگذر هستند؛ به این صورت که با کامل شدن یا پایان یافتن فعالیت یا عملی که سابقه به خاطر انجام ان تولید شده است، سابقه، ارزش خود را از دست می دهد.

ارزش ثانویه از دید شلنبرگ، ارزشی است که یک سند از نظر تولید کننده، سازمان های دیگر یا افراد مختلف و به  ویژه پژوهشگران دارد. در واقع ارزش ثانویه، ارزشی است که سابقه به خاطر آن تولید نشده است و استفاده کنندگان هم بیشتر کسانی دیگر غیر از تولیدکنندگان یا دریافت کنندگان سابقه هستند. وی عامل شناسایی ارزش های ثانویه را دو موضوع ارزش استنادی و ارزش اطلاعاتی می داند.

سوابق نظامی و اسناد دفاع مقدس

اسناد و سوابق نظامی در همه کشورها از جمله اسناد طبقه بندی شده تلقی می شود، تابع مقررات و قوانین خاص خود است، و تولید، گردش و راکد سازی و حتی امحای آنان ضوابط خاصی دارد. حتی در برخی از کشورها، نهادهای نظامی، مشمول قانون تاسیس آرشیو نمی شود. اینک باید پرسیدآیا می توان به این سوابق در زمان جاری بودن و استفاده اداری دسترسی یافت؟

ماهیت و اطلاعات مندرج در سوابق و اسناد نظامی، به ویژه سوابق و اسناد دفاع مقدس، به گونه ای است که بیشتر آن ها در زمره سوابق و اسناد دارایی طبقه بندی و در زمره اسرار نظامی و دولتی قرار می گیرند؛ یعنی تا زمانی که جزو سوابق جاری و دارای ارزش های اولیه هستند، تابع قوانین و مقررات دسترسی به این گونه سوابق هستند. چون تشخیص ارزش اولیه سابقه، تشخیص راکد شدن شدن سوابق و نیاز نداشتن دستگاه به آن با خود دستگاه است، تا زمان تعیین تکلیف و راکد شدن این سوابق به نظر می رسد که دسترسی افراد غیر مسئول و غیر مرتبط به آن منتهی است.

در واقع پس از این که سوابق مربوط به دفاع مقدس از نظر دستگاه تولید کننده یا دریافت کننده (نهاد، سازمان، واحد یا نظایر آن)، بدون ارزش های اداری تشخیص داده شد، هنگام تعیین تکلیف آن فرا رسیده است. در صورتی که که این سوابق واجد ارزش های آرشیوی تشخیص داده و به آرشیو منتقل شد، دسترسی به آن ها با توجه به قوانین و مقررات آرشیوی انج